国税関係書類のスキャナ保存の申請は3ヵ月前までに

山之口　真二

2015.12.07 税務・会計

平成27年度税制改正により国税関係書類のスキャナ保存の要件が緩和されました。これまで、契約書・領収書等の国税関係書類について、その記載金額が3万円未満のものに限りスキャナ保存の対象となっていましたが、改正により金額の制限がなくなりすべての国税関係書類についてスキャナ保存の対象となり、その範囲が拡充されました。この他にも入力した者を特定する電子署名や「書類の大きさ情報」の保存が不要になるなどスキャナ保存の要件が緩和されています。

スキャナ保存の承認を受けるには、承認を受けようとする国税関係書類をスキャナで読み取った電磁的記録による保存に代える日の3ヵ月前の日までに「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書」の提出が必要です。例えば、4月1日からスキャナ保存の適用を受けたい場合には、12月31日が申請書の提出期限となります。

また申請書の提出では、スキャナ保存を行う電子計算機処理システムの概要を記載した書類、入出力処理の手順や担当
部署といった電子計算機処理に関する事務手続きの概要を明らかにした書類などの添付が必要です。つまり、スキャナ保存を実施するには、要件を備えた電子計算機処理システムを準備するほか、スキャナ保存に係る事務が適正に実施されるよう事務手続や規定等の環境整備が必要になります。

国税関係書類の保存場所にお困りの方や、コスト削減、業務効率化をご検討の方は、スキャナ保存を上手に活用されてみてはいかがでしょうか。